di Manuela Rossini

in collaborazione con Federica Cominelli

 

 

Ti è mai capitato di desiderare un giorno composto da più di 24 ore?

Tra impegni lavorativi e famigliari molto spesso ci si dimentica di dedicare tempo a sé stessi. Come fare allora?

Avere una giornata ben organizzata può risultare utile per avere più tempo per sé e migliorare i risultati nelle proprie attività quotidiane, aiutandoci a fare scelte più consapevoli e a coltivare relazioni positive.

La gestione del tempo si definisce come un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l‘efficienza e la produttività. Si tratta di una capacità utile nella vita di tutti i giorni che si può apprendere e migliorare allenandola con un strumenti e tecniche specifiche.

Time management: come definire le priorità e aumentare la produttività

Inserito fra le soft skill fondamentali, il Time management integra obiettivi di efficienza, crescita e soddisfazione personale volto a favorire il benessere, anche aziendale.

Negli ultimi 20 anni la diffusione di dispositivi tecnologici capaci di agevolare le attività dimpresa uniti a una esasperazione del multitasking, ha portato innegabili vantaggi, ma ha anche inciso sulle capacità di concentrazione e sulle soglie di attenzione delle persone al lavoro.[1]

Lo dice anche la scienza: ogni volta che spostiamo la nostra attenzione, la nostra concentrazione diminuisce. Ciò che rimane ancorato allazione precedente viene definito residuo dattenzione e ci trascina nella zona denominata zona grigia. Lì il nostro focus è diviso, letteralmente, tra due azioni e diventa impossibile dare il 100% della nostra attenzione ad ognuna di queste.[2]

È evidente, dunque, lesigenza di implementare e condividere strumenti di pianificazione e organizzazione agili, inclusivi e alla portata di tutti, per consentire a ciascuno di gestire al meglio il proprio tempo e contribuire, così, allo sviluppo della realtà di cui si fa parte che sia lavorativa o famigliare.

Tecniche per gestire efficacemente il tempo

Una celebre tecnica è la matrice di Eisenhower. Secondo lallora presidente degli USA, le priorità dovrebbero essere identificate e gestite secondo la massima: Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante.

Questo consente di classificare e affrontare le attività nellordine di effettiva rilevanza, per cui solo i compiti che sono sia importanti che urgenti vanno svolti subito, mentre per i restanti si considera la possibilità di rimandare, delegare a terzi o persino di eliminarli dalla propria agenda.

Nello specifico, la matrice si suddivide in 4 quadranti:

  • Quadrante 1 importante/urgente: fa riferimento alle cose da fare subito. Troviamo le azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili.
  • Quadrante 2 importante/non urgente: comprende quelle azioni da svolgere personalmente ma che possono essere rimandate.
  • Quadrante 3 non importante/urgente: implica quelle attività che si possono delegare a terzi.
  • Quadrante 4 non importante/non urgente: fa riferimento alle attività superflue che possono essere eliminate.

Suddividendo le attività in questi quadranti è possibile organizzare il flusso di lavoro con maggiore facilità.

Merita menzione anche il metodo SMART, la tecnica che si concentra, più che sulle singole attività, sugli obiettivi a cui sono rivolte e prevede cinque criteri (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-Based, appunto, S.M.A.R.T.) per ordinarli secondo una scala di priorità.[3]

I compiti importanti sono quelli che ci permettono di raggiungere un obiettivo specifico, mentre quegli urgenti non è detto che siano utili al raggiungimento dei nostri scopi, ma richiedono una soluzione in un lasso di tempo ristretto, e determinano effetti pressoché immediati.

Allora come gestire il tempo in questo caso?

Impara a pianificare e lascia dei piccoli spazi di tempo disponibili nella tua agenda per poter gestire senza troppe difficoltà gli eventi imprevisti. Prevedi una semplice categorizzazione dei compiti che ti troveresti a svolgere durante la tua attività lavorativa e scrivi una to do list.

Il tempo è vitale, al pari delle risorse che potrai investire nella tua attività e il Time management è una delle skills fondamentali per ottimizzare il tempo che ti permetterà di completare con più facilità ciò che è importante.

Donne e gestione del tempo

Sono le donne che per prime hanno iniziato a portare nei luoghi di lavoro la questione tempo mettendo in discussione lorganizzazione del lavoro, perché costrette a farsi carico di tutte le necessità della vita oltre il lavoro.[4]

Ore di lavoro e ti sembra di non aver concluso nulla, ma di essere comunque stanca? Cosa si può iniziare a fare per trasformare la nostra vita in qualcosa che valga la pena di essere vissuta, che abbia uno scopo così importante da farci alzare al mattino pieni di passione ed energia?

Iniziare la giornata, sì, scandita dalle ore dellorologio, ma progettata e misurata intorno a noi, ai nostri valori, ideali, sogni, realtà, sfide, paure e anche ostacoli.

Mai come ora è fondamentale imparare a ragionare per obiettivi e per risultati. Questo nuovo approccio, a cui non siamo stati educati, richiede capacità danalisi e progettazione della realtà.

Ragionare e lavorare per obiettivi mette al centro la persona, i suoi valori, le sue potenzialità, i suoi desideri prima di tutto.

 

Il Time Management è uno strumento che, partendo dai singoli e valorizzandone appieno le potenzialità, permette di perseguire obiettivi comuni di crescita e benessere organizzativo ed è possibile raggiungere risultati sorprendenti già nel breve periodo. Semplici accorgimenti alla portata di tutti possono favorire una migliore gestione del tempo.

Gestire il tempo a disposizione per svolgere tutti i compiti del nostro lavoro e lo stress che ne deriva è una competenza che può essere appresa e allenata giorno per giorno.

Da questo nasce la Masterclass specifica su TEMPO E PRIORITA un percorso per donne sulla gestione del tempo e delle priorità lavorative, volto a trasmettere le tecniche utili per migliorare la gestione del tempo nella quotidianità e promuovere benessere lavorativo e personale.

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RIFERIMENTI:

[1] https://www.leadershipmanagementmagazine.com/notizie/time-management-come-definire-le-priorita-e-aumentare-la-produttivita-in-ufficio/

[2] https://www.donnemagazine.it/time-management-cosa-e/

[4] http://www.noidonne.org/articoli/andquotil-time-management-della-professionista-di-successoandquot-leadership-femminile-positiva-0790